Bewahren Sie datierte Nachweise der tatsächlichen geschäftlichen Benutzung Ihrer Marke auf: Rechnungen, Inventarlisten, Werbung und Fotos. Der Benutzungserklärung und dem Verlängerungsantrag müssen Sie sie nicht beilegen (Artikel 233 und 237 des LFPPI, des mexikanischen Bundesgesetzes zum Schutz des gewerblichen Eigentums). Sie brauchen sie, wenn der Verfall Ihrer Marke wegen Nichtbenutzung beantragt wird und Sie die Marke verteidigen müssen (Artikel 235).

Die Nachweise müssen weder perfekt noch zahlreich sein. Sie müssen eine ernsthafte Benutzung zeigen, in der Menge und auf die Art, die in Ihrer Branche üblich sind, und ein Datum tragen, das sich nachprüfen lässt. Am besten haben Sie Nachweise aus verschiedenen Zeitpunkten. Dieser Ratgeber zeigt, was Sie aufbewahren sollten, wie lange und wie Sie es ordnen.

Was als Nachweis taugt

Es zählt, was Ihre Marke im tatsächlichen Geschäftsverkehr zeigt. Die Ausführungsverordnung zum LFPPI (Reglamento de la LFPPI) sagt in Artikel 121, dass sich die Benutzung unter anderem nachweisen lässt durch Geschäfte in einer für Ihre Warenart relevanten Zahl, die weder vereinzelt noch zum Schein erfolgen, oder durch Verkauf, Vertrieb, Vermarktung oder Lagerung.

  • Rechnungen (CFDI, die mexikanische elektronische Rechnung), die Ihre Marke oder die Produkte mit Ihrer Marke nennen. Das Gesetz erkennt sie ausdrücklich an, wenn sie von Ihnen oder Ihrem Lizenznehmer stammen (Artikel 333).
  • Inventarlisten und Lagerbücher mit der Marke. Auch sie erkennt das Gesetz ausdrücklich an (Artikel 333).
  • Verpackungen und Etiketten mit aufgedruckter Marke. Bewahren Sie auch die Rechnung der Druckerei auf, denn sie datiert die Auflage.
  • Werbung wie Anzeigen, Kataloge, Prospekte und Beiträge in sozialen Medien mit sichtbarem Datum.
  • Produktfotos in der Auslage, an der Verkaufsstelle oder bei der Übergabe an Kunden, mit nachprüfbarem Datum.
  • Verträge mit Kunden, Händlern oder Lizenznehmern, in denen die Marke vorkommt.

Achten Sie darauf, dass sich das Datum nachprüfen lässt: über die Kennnummer (folio fiscal), die eine CFDI-Rechnung bei der Ausstellung erhält, über das öffentlich sichtbare Datum eines Beitrags oder über das überprüfbare Datum eines akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters. Ein Datum, das sich bearbeiten lässt, ist leicht anzuzweifeln.

Was als Benutzungsnachweis nicht taugt

Diese Nachweise haben wenig Gewicht oder werden gar nicht zugelassen:

  • Mockups, Renderings oder Entwürfe, die nie auf dem Markt verwendet wurden.
  • Material ohne Datum oder mit einem Datum, das sich in der Datei leicht ändern lässt.
  • Einzelne Screenshots ohne Webadresse und ohne Veröffentlichungsdatum.
  • Ein einzelner Verkauf, der nur eine Benutzung vortäuschen soll. Die Ausführungsverordnung spricht von Geschäften, die weder vereinzelt noch zum Schein erfolgen (Artikel 121).
  • Interne Präsentationen oder E-Mails, die die Marke nicht auf dem Markt zeigen. Dass ein Dokument intern ist, schließt es nicht aus: Inventarlisten sind intern, und das Gesetz erkennt sie an (Artikel 333).
  • Zeugenaussagen oder Ihre eigene Aussage als Partei. Sie sind nicht zulässig, es sei denn, sie sind in einem Dokument festgehalten (Artikel 333).

Viele Unternehmen benutzen ihre Marke jeden Tag und können es nicht belegen, wenn es darauf ankommt. Am trügerischsten sind Mockups. Sie sehen aus wie Nachweise, zeigen aber nicht, dass Ihre Marke auf den Markt gekommen ist.

Was einen Nachweis stark macht: Datum und Kontinuität

Zwei Dinge machen aus einem gewöhnlichen Dokument einen belastbaren Nachweis:

  1. Überprüfbares Datum: Ein Dritter kann das Datum des Dokuments nachprüfen, und niemand kann es später ändern.
  2. Kontinuität: Die Nachweise verteilen sich über die Zeit, statt erst an dem Tag auf einen Schlag gesammelt zu werden, an dem jemand sie verlangt.

Ein Dokument pro Monat über drei Jahre hilft mehr als hundert aus einer einzigen Woche. Eine Sammlung mit Belegen aus verschiedenen Zeitpunkten zeigt die ernsthafte Benutzung besser.

Faustregel: Wenig und regelmäßig ist besser als viel auf einmal. Also eine Rechnung im Monat, ein Beitrag pro Woche und ein Foto der Verpackung für jede neue Auflage.

Wie lange Sie Benutzungsnachweise aufbewahren sollten

Bei einem Verfallsantrag werden die drei Jahre vor dem Antrag geprüft (Artikel 235). Weil niemand weiß, wann ein solcher Antrag kommt, sollten Sie die letzten drei Jahre immer vollständig bereithalten, Monat für Monat.

Werfen Sie alte Nachweise nicht weg. Eine lange Sammlung zeigt die Benutzung Ihrer Marke über die Jahre. Mit den ältesten Belegen können Sie außerdem Ihr Datum der ersten Benutzung nachweisen.

Wie Sie Ihre Benutzungsnachweise ordnen

  1. Legen Sie für jede Marke einen Ordner an und darin einen Unterordner pro Jahr.
  2. Speichern Sie jeden Monat ein oder zwei Rechnungen, die die Marke nennen, dazu ein datiertes Foto oder einen datierten Beitrag.
  3. Notieren Sie, welche eingetragene Ware oder Dienstleistung jeder Nachweis zeigt. Nach der Benutzungserklärung besteht der Schutz nur für die darin angegebenen Waren und Dienstleistungen fort (Artikel 233).
  4. Haben Sie Lizenznehmer, bitten Sie sie jedes Quartal um Kopien ihrer Rechnungen. Auch ihre Benutzung zählt (Artikel 235).
  5. Prüfen Sie einmal im Jahr, ob es für jede eingetragene Ware und Dienstleistung Nachweise gibt.

Wie Prueba de Uso das jede Woche für Sie erledigt

Prueba de Uso veröffentlicht Ihre Marke jeden Montag in der wöchentlichen Katalogausgabe. Ein Zertifizierungsdiensteanbieter, den das mexikanische Wirtschaftsministerium (Secretaría de Economía) akkreditiert hat, gibt jeder Ausgabe ein überprüfbares Datum. Sie selbst müssen nichts tun: Jede Woche entsteht eine neue Ausgabe mit Ihrer Marke.

Zu jeder Ausgabe laden Sie den Katalog, den Auszug Ihrer Marke und die Bescheinigung über ihre Aufnahme herunter. Ihre Rechnungen belegen die Verkäufe, die Bescheinigung belegt, dass Ihre Marke an diesem Datum veröffentlicht war.

Abgerechnet wird je Marke, monatlich oder jährlich. So funktioniert es.

Ihre Rechnungen bewahren Sie selbst auf. Das überprüfbare Datum, Woche für Woche, liefert Prueba de Uso im Hintergrund.

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Quellen

Häufige Fragen

Muss ich der Benutzungserklärung Nachweise beilegen?

Nein. Das Gesetz verlangt, dass Sie die Waren oder Dienstleistungen angeben, für die Sie die Marke benutzen, und die Gebühr zahlen. Nachweise müssen Sie nicht beilegen (Artikel 233 und 237 LFPPI).

Wie viele Benutzungsnachweise brauche ich?

Das Gesetz legt keine Zahl fest. Laut Ausführungsverordnung lässt sich die Benutzung durch Geschäfte in einer für Ihre Geschäftsart relevanten Zahl nachweisen, die weder vereinzelt noch zum Schein erfolgen, oder durch Verkauf, Vertrieb, Vermarktung oder Lagerung (Artikel 121). In der Praxis sollten Sie für jeden Monat der letzten drei Jahre Nachweise haben.

Zählen Screenshots als Nachweis?

Allein zählen sie wenig. Sie helfen, wenn sie die Webadresse und das Veröffentlichungsdatum zeigen und Rechnungen aus demselben Zeitraum dazukommen.

Wie lange bewahre ich meine Benutzungsnachweise auf?

Halten Sie immer die letzten drei Jahre vollständig bereit, denn diese werden bei einem Verfallsantrag geprüft (Artikel 235). Ältere Nachweise helfen außerdem, die Benutzung über einen längeren Zeitraum zu zeigen.

Über die Autoren

Roberto Pliego Barrón
Vicente Arias PadillaExperte für geistiges Eigentum · Braufort

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